ホテル宴会場の忘年会・新年会・同窓会の受付｜枠は来年も使える
毎年同じホテルの宴会場で開く忘年会・新年会・同窓会なのに、受付は毎年ゼロから準備していませんか？この記事では、ホテル宴会場で起きがちな受付の悩みと、QR受付で解決する方法を解説します。余った招待枠を来年の同じ会に使える仕組みと、ホテルのご担当者様向けのご案内もお伝えします。
ホテル宴会場の忘年会・新年会・同窓会で、受付がつまずく場面
宴会の受付は、幹事や総務の担当者が兼務で担うことがほとんどです。次のような場面に心当たりはないでしょうか。
①開宴の直前に、来場が集中して行列ができる
多くのゲストが開宴時刻の直前に到着します。宴会場の入り口に列ができると、ほかの宿泊客やホテルの動線にもかかり、幹事は気が気ではありません。
②紙の名簿での確認に手間がかかる
紙の名簿で一人ずつ名前を探す受付は、時間がかかります。同窓会では、旧姓で参加するゲストや、卒業年・クラスごとの席の案内が加わり、さらに確認が複雑になります。忘年会・新年会でも、部署ごとの出欠確認に手間がかかります。
③受付担当が、会に参加できない
受付担当になると、開宴してもすぐに会場へ入れません。遅れてくるゲストを待ち、入り口のカウンターから離れられないためです。誰が来ていないのか、あと何人なのかがわからないと、いつ受付を閉じてよいか判断できません。
④幹事が本業と兼務で、準備に時間をかけられない
毎年恒例の会でも、幹事は変わることがあります。受付の準備を引き継ぐ手間は、本業の合間に負担としてのしかかります。
「使い切り型は、余ったらもったいない」という不安に答える
忘年会や新年会、同窓会は、参加人数が毎年少しずつ変わります。そのため、使い切り型の受付システムに対して、「枠が余ったらもったいない」と不安に感じる方は多いでしょう。
招待レセプションの招待枠は、購入から15ヶ月間有効です。しかも、他のイベントにも使いまわせます。毎年同じ時期に開く会であれば、余った枠を翌年の同じ会で使えます。
| 年 | 開催 | 招待枠の使い方（例） |
|---|---|---|
| 2026年12月 | 忘年会（80人） | 100人分（9,800円・税別）を購入し、80人分を使用。20人分が残る |
| 2027年12月 | 忘年会 | 残った20人分に、不足分を加えて使用。購入から12ヶ月後なので、有効期間内 |
月額課金の受付システムは、会を開かない月も費用がかかり続けます。招待レセプションは、初期費用・月額費用不要で、必要な分だけ購入する使い切り型です。年1回の開催でも、無駄が出にくい料金の仕組みです。使い切り型の考え方は、月額不要のイベント受付システムとは？使い切り型が向いているケースでも解説しています。
受付の悩みを、招待レセプションで解決する
招待レセプションは、招待状メールに添付したQRコードで、受付を効率化するクラウドサービスです。専用アプリは不要で、スタッフのスマートフォンのブラウザで動きます。
| 受付の悩み | 招待レセプションの解決策 |
|---|---|
| 開宴直前に来場が集中する | QRコードをスキャンするだけで、1人あたり約3秒で受付できる。ゲストごとに受付推奨時間を指定して、来場を分散できる |
| 紙の名簿の確認に手間がかかる | 招待状メールのQRをかざすだけで、名簿の確認が不要になる |
| 席番号・卒業年・クラスを案内したい | 備考欄に登録して、招待状や受付完了画面でゲストに案内できる |
| 来場状況がわからない | 管理画面で、受付状況をリアルタイムに確認できる |
来場の分散については受付推奨時間でゲストの来場を分散し行列を防ぐ、席番号やクラスの案内については備考欄で席番号・テーブルを自動案内で詳しく紹介しています。
遅れて来るゲストを待たなくていい受付に
受付担当が会に参加できない悩みは、リアルタイムの管理画面で解決できます。管理画面では、あと何人が来ていないのか、誰が来ていないのか、登録した連絡先があるのかを確認できます。
たとえば、未来場のゲストが残り数人になったら、次のような運用ができます。
- 会場の外の入り口にあるカウンターは、閉じてしまう
- 受付担当は会場の中に入り、イベントを楽しむ
- 遅れて来たゲストは、スマートフォンのブラウザで、その場で受付する
受付担当は、開宴後もカウンターに縛られません。ホテル側も、入り口付近のスペースを早めに空けられます。
料金と導入実績
招待レセプションは、初期費用・月額費用が不要です。招待枠50人分5,000円（税別）〜の使い切り料金で、クレジットカード不要で10人分まで無料でお試しいただけます。
実際に、あるホテル様では、同窓会や会社の忘年会・新年会といったイベントで、ご利用いただいています。
招待レセプションを運営する株式会社RECEPTIONISTは、受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し、国内シェアNo.1※を獲得しています。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
賀詞交換会など、年始のビジネスイベントの受付については賀詞交換会の受付をQRでスムーズに、懇親会の準備については懇親会の受付をQRコードで効率化する方法でも解説しています。
ホテルのご担当者様へ
宴会場を提供するホテルのご担当者様にも、招待レセプションはメリットがあります。受付の行列や混雑が減ることで、主催者様の満足度が上がり、宴会場の印象も良くなります。
イベント会場様向けに、紹介取次と販売代理のプランをご用意しています。主催者様への紹介を通じて、会場にもメリットが生まれる仕組みです。プランの詳細は、商談でご案内します。
よくある質問
Q. 招待枠の有効期限はありますか？ 購入から15ヶ月間有効です。年1回の忘年会・新年会であれば、余った枠を翌年の同じ会まで持ち越せます。
Q. 余った招待枠は、別のイベントにも使えますか？ はい、他のイベントにも使いまわせます。忘年会の余りを新年会に使うなど、有効期間内であれば柔軟に使えます。
Q. 遅れて来たゲストは、どう受付すればよいですか？ スタッフのスマートフォンのブラウザで、その場で受付できます。管理画面で未来場のゲストと登録した連絡先を確認し、残りが少なくなったら入り口のカウンターを閉じて、会場の中で受付する運用も可能です。
Q. ホテル向けのプランはありますか？ イベント会場様向けに、紹介取次と販売代理のプランをご用意しています。詳細は、商談予約ページからお問い合わせください。
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