招待レセプション新機能｜備考欄で席番号・テーブルを自動案内
「ゲストの席が決まったのが3日前で、招待状には間に合わなかった」「受付でテーブル番号を口頭で伝えるために、スタッフがひとりずつ名簿を見ながら確認していた」——イベントの席次やテーブル案内まわりで、こういった経験はありませんか。
席番号やテーブル番号の確定は、参加者の出欠が固まる直前になりがちです。一方、招待状はもっと早い段階で送っている。このタイムラグのせいで、当日の案内を別途手配しなければならなくなるケースは少なくありません。
招待レセプションの「備考欄機能」を使うと、この問題をまとめて解消できます。
備考欄機能とは？
ゲスト1人ひとりに対して、任意のテキストを登録できる機能です。席番号・テーブル番号・VIPフラグ・担当営業名など、用途は自由です。
登録した備考情報は以下の3か所で表示できます。
- 招待状メール（掲載するかどうかをON/OFFで選択）
- 受付完了画面（掲載するかどうかをON/OFFで選択）
- 管理画面のゲスト一覧（担当者は常時確認可能）
それぞれ表示・非表示を独立して切り替えられるため、「担当者だけが確認できればいい情報」と「ゲスト本人に伝えたい情報」を用途によって使い分けられます。
登録方法は2通りあります。
- CSVで一括登録：既存の参加者リストに「備考」列を追加してアップロードするだけ
- 管理画面から1人ずつ登録：追加や修正もその場で対応
招待状を送付済みのゲストに対しても、後から備考情報を追加・修正できます。修正後は、対象ゲストへ招待状を再送するかどうかも選択可能です。
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活用シーン① 内定式——席が直前まで変わる
内定式の席は、内定者の最終人数が確定するギリギリまで変わります。出欠の確認が取れないうちに招待状だけ先に送り、席番号は後回し——という流れになりがちです。
備考欄機能を使えば、以下の手順でこの課題を解消できます。
- 招待状送付時： 内定者の情報を登録して招待状を送付。備考欄（席番号）は「招待状への掲載OFF」の状態にしておく
- 出欠確定後： 席順を決め、各内定者の備考欄に席番号を入力。CSVで一括入力も可能
- イベント直前： 備考欄の「招待状への掲載をON」に変更。リマインドメールで席番号入りの招待状を自動送付
- 当日受付： 受付完了画面に席番号が表示されるため、スタッフが「〇番席へどうぞ」とすぐ案内できる
内定者が会場に着いてから席を探す手間がなくなり、式の開始前に起こりがちな混雑が解消されます。
活用シーン② 顧客招待の周年記念パーティ——テーブルごとに担当営業が違う
顧客を招待した周年記念パーティでは、テーブルをお客様の会社ごとや担当営業ごとに分けることが多いです。しかし、出欠の返信が遅い企業があったり、急な参加人数の変更が入ったりして、テーブル配置の確定が直前になるケースがほとんどです。
このような場合も、備考欄機能とリマインドメールを組み合わせることで対応できます。
- 招待状送付時： テーブル番号は未確定のため備考には入力せず、あるいは仮番号を入れたうえで「招待状への掲載OFF」で送付
- 出欠が固まり次第： テーブル配置を確定し、CSVで一括更新
- イベント前日または当日朝： リマインドメールにテーブル番号を掲載して自動送付。受付完了画面にも表示設定
さらに、備考欄には「担当営業名」も合わせて入力しておくと、受付スタッフが「〇〇テーブル、〇〇さんご担当のお客様です」と即座に確認でき、受付での案内がスムーズになります。来場されたVIPのお客様に対しては「VIP」のフラグを入れておくことで、スタッフ全員が一目で把握できます。
「招待時に未確定でも使える」が、この機能の核心
備考欄機能の特長は、招待状を送るタイミングで備考情報が確定していなくてもよいという点です。
| タイミング | できること |
|---|---|
| 招待状送付時 | 備考欄を空欄のまま、または非掲載設定で送付 |
| 情報確定後 | 備考欄を追加・更新（1人ずつでもCSV一括でも可） |
| イベント直前 | 掲載をONにして招待状を再送、またはリマインドメールで自動配信 |
| 受付当日 | 受付完了画面にも表示してスタッフが即確認 |
「席が変わるかもしれないから招待状に書けない」→「当日に口頭で案内するしかない」という諦めを、この一連の流れで解消します。リマインドメールとの組み合わせにより、確定情報を漏れなく・手間なくゲストに届けられます。
従来の運用との違い
| 従来の運用 | 備考欄機能を活用 | |
|---|---|---|
| 席番号・テーブルの通知 | 当日に口頭・紙で案内 | 招待状・リマインドメールで事前に自動案内 |
| 受付時の席案内 | スタッフが名簿と席次表を照合 | 受付完了画面に席番号が表示される |
| 情報の更新 | 名簿の印刷し直しが必要 | 管理画面からリアルタイムで更新 |
| VIP・担当営業の把握 | スタッフへの口頭共有のみ | 受付画面で全スタッフが即確認 |
招待レセプションの運用フロー（備考欄を加えた全体像）
① ゲスト情報を登録する（事前準備） CSVまたは手入力でゲスト情報を登録。備考欄（席番号・テーブル・VIPフラグなど）は、確定後に追加してもOK。
② 招待状を自動送付する 登録と同時に全員へQRコード付き招待状を一括送付。席番号などが未確定の場合は備考の掲載をOFFにしておく。
③【備考欄機能】情報が確定したら更新して再送 席次・テーブルが確定したら管理画面またはCSVで備考を更新。リマインドメールで確定情報を自動配信できる。
④ 当日：QRをスキャンして受付完了（3秒） 受付完了画面に席番号・テーブル番号が表示されるため、スタッフが名簿を見なくても即案内できる。
よくある質問
Q. 備考欄はどのような情報でも登録できますか？ はい。テキストであれば自由に入力できます。席番号・テーブル番号はもちろん、「VIP」「子連れ参加」「担当営業：〇〇」「Aグループ」「入場時間：14:30」など、イベントの用途に合わせてお使いいただけます。
Q. 招待状を送付した後で備考欄の内容を変更できますか？ はい。送付後でもゲストごとに備考を追加・編集できます。変更後に「対象ゲストへ招待状を再送する」かどうかも選択できるため、席次の確定連絡を改めて送る必要がありません。
Q. テーブル番号を一括で登録する方法は？ CSVファイルに「備考」列を追加して管理画面からアップロードすると、全ゲストの備考を一括で登録・更新できます。参加者が多いイベントでも入力の手間がかかりません。
Q. 備考欄をゲストに見せたくない場合はどうすれば？ 招待状・受付完了画面それぞれで表示のON/OFFを選択できます。「担当営業名」や「VIPフラグ」など内部管理用の情報はOFFにしたまま運用し、「席番号」だけゲストに表示する、といった使い分けが可能です。
招待レセプションは初期費用・月額費用が不要。招待枠50人分5,000円（税別）〜の使い切り料金です。クレジットカード不要で10人分まで無料でお試しいただけるので、次回のイベントで実際の動きを確かめてみてください。また、懇親会・社内イベントでの具体的な活用方法は懇親会の受付をQRコードで効率化する方法もあわせてご覧ください。
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