イベント受付システム「招待レセプション」 ヘルプセンター
ようこそ！このヘルプセンターでは、イベント受付システム「招待レセプション」のご利用方法を、初めての方にもわかりやすくご案内します。
イベントの登録からゲスト招待、当日の受付運用、事後レポートまで、すべてWeb上で完結できます。
1. サービス概要
本サービスは、主に招待制イベントの受付業務をスマートに管理できるWebアプリケーションです。
専用アプリのインストールは不要で、パソコン・タブレット・スマートフォンのブラウザからすぐに利用できます。
主な機能
- イベント情報の登録・編集
- ゲストの招待（個別・CSV一括対応）
- 招待枠の購入（10名まで無料）
- QRコードを使った受付処理
- 受付状況のリアルタイム確認
- ゲストリストのCSV出力
2. アカウント登録とログイン
新規登録
- トップページの「無料ではじめる」ボタンをクリックします。
- 以下の情報を入力してください：
- 会社名・団体名（必須）
- 部署
- 役職
- お名前（必須）
- お名前（カナ）
- メールアドレス（必須）
- パスワード（必須）
- パスワード確認（必須）
- お電話番号（必須）
- ご利用を想定しているイベントの種類（必須）
- イベント開催予定時期（必須）
- イベント招待人数規模（必須）
- 入力後、利用規約・個人情報保護方針への同意にチェックをし、「登録する」ボタンを押すと確認メールが届きます。
- メール内のリンクをクリックすると、登録が完了します。
ログイン
ログイン画面：https://event.app.receptionist.jp/
登録したメールアドレスとパスワードで、ログイン画面から管理画面へアクセスできます。
パスワードをお忘れの場合は、「パスワードをお忘れですか？」リンクから再設定が可能です。
3. イベントの登録
PCでログイン後、管理画面の右上にある「新規イベントを作成する」から「イベント作成」をクリックします。
以下の項目を入力してください。
| 項目 | 必須 | 内容 |
|---|---|---|
| イベント名 | ● | イベント名を入力します。 |
| 開催日時 | ● | 開催予定日時を選択します。 |
| 受付開始時間 | ● | 受付の開始時間を設定します。 |
| 会場名 | ● | 会場の名称を入力します。 |
| 住所 | 任意で会場住所を入力します。 | |
| 当日の緊急連絡先 | 任意で緊急連絡先の電話番号を入力します。 | 注意事項 | 事前にゲストにお伝えしたい注意事項があれば入力します。ここで入力した内容は招待状に記載されます。 |
入力後「次へ」を押すと、イベントビジュアルを設定する画面が表示されます。
ここで設定した画像は、招待メールのデザインに反映されます。
予め用意された画像から選択するか、任意の画像をアップロードして設定することが可能です。
会社・団体のロゴを設定することもでき（任意）、設定すると招待メールの一番上に配置されます。
ロゴの推奨データは「JPEG, PNG形式のみ・5MB以下・縦横比4:1(推奨400x100px)」となります。
最後に「主催者からの挨拶文」を設定します。これは招待メールの冒頭に挿入されますので、重要なご案内はこちらに入れていただくのを推奨しております。
入力した内容を「招待メールをプレビュー」から確認することが可能です。
「この内容でイベントを作成」を押すと、イベント一覧に追加され、ゲスト招待を行えるようになります。
4. ゲストの招待と管理
招待枠について
- 1つのアカウントで10名までは無料招待が可能です。
- 11名以上を招待する場合は、追加の「招待枠」を購入してください。
- 「人数単位 × 料金」で購入でき、クレジットカード決済が利用できます。
- 請求書払いをご希望の場合は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。（請求書払いの場合は、500人単位でのご購入になります。）
- 招待枠は、ゲストを招待（ゲストを1人ずつ追加・CSVで一括インポート）したタイミングで消費されます。ゲスト追加の際は、内容を十分にご確認の上、ゲスト追加・CSVインポートを実施してください。
招待枠は、1つのイベントで使い切らなかった場合でも、次回以降のイベントに繰り越して利用可能です。招待枠の有効期限は15ヶ月です。年に１回のイベントであれば、余った枠を翌年の同イベントにて利用することが可能です。
ゲストを招待する方法
■ ゲストを1人ずつ招待する場合
- PCでイベント詳細画面を開き、右上にある「ゲストを招待する」ボタンをクリック。
- 「1人ずつ招待する」をクリック。
- 以下の情報を入力します。
| 項目 | 必須 | 内容 |
|---|---|---|
| 氏名 | ● | ゲストの名前 |
| メールアドレス | ● | 招待メール送信先 |
| 会社名 | 任意 | |
| 部署・所属 | 任意 | |
| 役職 | 任意 |
入力後、「招待を送信」ボタンを押すと、ゲストに招待メール（QRコード付き）が自動で送信されます。
■ ゲストをCSVで一括招待する方法
- PCでイベント詳細画面を開き、右上にある「ゲストを招待する」ボタンをクリック。
- 「CSVファイルから一括招待する」をクリック。
- 画面の案内に従い、CSVテンプレートのダウンロード・編集・アップロードをしてください。
指定フォーマットのCSVファイルにゲスト情報を追記してアップロードすることで、複数名をまとめて招待できます。
CSVファイルのアップロードが完了すると、ゲストに招待メール（QRコード付き）が自動で送信されます。
招待メールについて
- 招待メールには各ゲストそれぞれの受付用QRコードが添付されています。
- QRコードはスマートフォンのウォレットアプリにも登録可能です。当日の受付で提示しやすくなります。
- ゲストがスマートフォンをお持ちでない場合は、招待メールを印刷して持参いただくようご案内ください。
5. 当日の受付方法
受付画面の開き方
- 管理者アカウント（イベントの作成者）または、イベント編集権限を付与されたユーザーアカウントで管理画面にログイン
- 対象イベントを選択
- スマートフォン・タブレットの場合は、受付用画面が開き、ゲスト一覧が表示されます。PCの場合は「受付」タブを開くと、ゲスト一覧が表示され受付処理が可能な画面になります。
受付方法
■ QRスキャンでの受付
- スマートフォン・タブレットの場合は、「QRスキャン」ボタンを押すとカメラが起動します。（初回だけ「カメラへのアクセスを求めています」というアラートが出ますので「許可」を選択してください。）
- PCの場合は、外付けQRリーダー（キーボード（USB HIDモード）として動くQRリーダーのみ対応）をPCに接続した状態で「QRスキャン」ボタンを押すと、QR受付モードになります。
- ゲストの招待メールに添付されたQRを読み取ると、該当ゲストがリアルタイムで受付済みに更新されます。
■ 手動での受付
- QRを忘れたゲストが来られた場合は、一覧から氏名・会社名で検索し、「受付」ボタンで処理できます。
受付ステータスはリアルタイムに反映され、受付済み／未受付人数が確認できます。
複数の端末で受付する方法
■ １つの管理者アカウントで、複数端末にログインする
- 別の端末を用意し、同じ管理者アカウントで管理画面にログインしてください
- どの端末で受付をしたかがわかるように記録を残したい場合は、スマホで開いた管理画面のゲスト一覧画面の右上にある歯車マークを押し、「イベント受付設定」にて、受付場所・受付担当者名を任意で入力することができます。
■ 複数の管理者（編集者）アカウントで、複数端末にログインする
- PCで管理画面にログインし、イベント詳細画面の「イベント設定」＞「権限設定」から、別のアカウントに管理者権限（編集者権限）を付与することができます。（権限を付与するアカウントを事前に用意しておく必要があります。管理者で管理画面を開き、左上の「管理者設定」からRECEPTIONIST共通管理画面を開き、「社員情報」メニューから、社員を招待（アカウント作成）することができます。）
- 編集者権限を付与されたアカウントで、管理者とは別の端末にて管理画面にログインすると、権限が付与されたイベントの受付画面を開くことができます。
6. イベント終了後のデータ出力
ゲスト一覧ページから「CSVダウンロード」をクリックすると、受付状況を含むデータを出力できます。
- 氏名
- メールアドレス
- 会社名／部署名／役職
- 受付ステータス（受付済み／未受付）
- 受付場所
- 受付担当者名
- 受付日時
7. 決済と請求
クレジットカード決済
- Visa／Mastercard／AMEXに対応
- 管理画面左下の「招待枠を増やす」ページからクレジットカード情報をご登録いただき、必要なゲスト招待枠数の購入手続きをしてください。（管理者権限ユーザーのみ）
- 購入手続き完了後、すぐにゲスト招待枠数が反映されます
請求書払い（法人向け）
- 請求書払いをご希望の場合は、「招待枠購入申請フォーム」よりお問い合わせください。
- 初回購入時は、お申込書のお手続きが必要です。上記フォーム送信後、担当よりご案内いたします。
- ２回目以降は、上記フォームからの申請をもって、お申し込みが完了します。社内稟議等でお見積書が必要な場合は、担当営業もしくは、お問い合わせフォームへ「招待レセプション見積書希望 招待枠XXX人分」とご連絡ください。
- 請求書払いでの招待枠の購入は、500人単位での購入のみとなります。
8. トラブルシューティング
| 症状 | 原因 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 招待メールが届かない | メールアドレスの誤り・迷惑メール振分け | 登録情報を確認し、再送信を試してください。メールアドレスが誤っていた場合も招待枠は消費されますのでご注意ください。 |
| QRコードが読み取れない | QRが当該イベントとは別のQRである、QRの表示が暗い、読み取り側のブラウザが内部エラーを起こしている | 正しいQRであるかを確認し、画面を明るくして再試行。読み取り側のブラウザを更新してからカメラを再起動し再試行。 |
| 受付状況が更新されない | 通信状態が不安定 | ネットワークを確認し、再読み込み。 |
9. よくある質問（FAQ）
Q. 複数の端末での受付は可能ですか？追加で料金はかかりますか？
A. 複数の端末での受付は可能です。追加料金はかかりません。１つの管理者アカウントで複数の端末にログインして受付処理することも可能ですし、上記のように管理者権限を付与したアカウントを用意し、複数の管理者アカウントでそれぞれの端末にログインして受付処理することも可能です。
Q. 余った招待枠を他のイベントで利用できますか？
A. はい、利用できます。招待枠は同一企業アカウント内で共有されるため、イベント開催後に余った招待枠は、次のイベントで利用することができます。また、招待枠の有効期限が15ヶ月のため、年に１回のイベントで余った招待枠は、来年の同イベントにて利用することが可能です。
Q. 招待枠が消費されるタイミングはいつですか？
A. ゲストを追加（招待）したタイミングで消費されます。万が一ゲストのメールアドレスを誤って入力していた場合でも、招待枠は消費されてしまうため、ゲスト招待の際は情報に誤りがないか、十分にご確認の上、招待してください。
Q. ゲスト情報の編集はできますか？
A. 現状、ゲスト情報の編集はできません。ゲスト情報が誤っていた場合は、一度そのゲストを削除し、改めて招待してください。ただしその場合もゲスト招待枠は消費されますので、予めご了承ください。
Q. ゲストのQRで受付できるのは、受付開始時間以降ですか？
A. いいえ、イベント当日であれば、受付開始時間に関係なくゲストのQRで受付することが可能です。早く来すぎた方も、遅く来られた方も、QRで受付することができます。
Q. 複数の管理者で同じイベントを運用できますか？
A. はい、可能です。イベント作成者が管理者となり、その管理者が別のユーザーに管理者権限（編集者）を付与することができます。また今後、ゲスト招待のみできる権限、受付操作のみできる権限も付与できるようになる予定です。
Q. イベント運営代行会社が利用する場合、複数の企業のイベントを管理することになります。その場合、たとえばA社のイベント管理者からは、B社のイベントが見えないように運用できますか？
A. はい、可能です。イベント運営代行会社アカウント内に、A社とB社のイベントを運営するユーザーアカウントを分けてご用意いただき、それぞれのイベント権限を付与することで、権限が付与されたイベントのみ閲覧・編集・管理することが可能です。さらに、ゲスト招待枠はイベント運営代行会社アカウント内で共通となるため、A社イベントで余ったゲスト招待枠をB社イベントで利用することが可能です。
10. サポート窓口
ご不明点がある場合は、以下の窓口までお問い合わせください。
- お問い合わせフォーム： RECEPTIONIST共通管理画面フッターの「お問い合わせ」メニューから
- メール： support-event＠receptionist.co.jp（＠を半角にしてご連絡ください）
- 受付時間： 平日10:00〜17:00（土日祝除く）
今後のアップデート予定
現時点で予定しているアップデートのため、今後変更になる可能性があります。
- ゲストごとに備考欄の追加
- 招待済みゲスト情報の編集
- ゲストごとに担当者を指定し、受付時に担当者へ通知
- QR表示前にイベント参加規約の表示・同意アクション
- 複数回に跨るイベントでのイベント情報の集約と受付QR共通化
- ゲストごとに入場時間の分散指定
- 招待メールテンプレートのカスタマイズ
- フォームからの参加申し込み型イベントへの対応
ご利用いただきありがとうございます。
このシステムがあなたのイベント運営をよりスムーズに、スマートにサポートできることを願っています。