ヘルプセンター | 招待レセプション

1. サービス概要

本サービスは、主に招待制イベントの受付業務をスマートに管理できるWebアプリケーションです。専用アプリのインストールは不要で、パソコン・タブレット・スマートフォンのブラウザからすぐに利用できます。

イベントの作成やゲストの招待など管理操作はPCのみ対応しています。当日の受付処理はPC・スマートフォン・タブレットのいずれからでも行えます。

主な機能

イベント情報の登録・編集
ゲストの招待（個別・CSV一括対応）
招待枠の購入（10名まで無料）
QRコードを使った受付処理
受付状況のリアルタイム確認
ゲストリストのCSV出力

2. アカウント登録とログイン

新規登録

トップページの「無料ではじめる」ボタンをクリックします。
会社名・部署・役職・お名前・メールアドレス・パスワード・電話番号・イベント種類・開催予定時期・招待人数規模を入力します。
利用規約・個人情報保護方針への同意にチェックをし、「登録する」ボタンを押すと確認メールが届きます。
メール内のリンクをクリックすると、登録が完了します。

会社アカウントとユーザーアカウントについて

招待レセプションに新規登録すると、その登録者が「管理者」となる会社アカウントが自動的に作成されます。この会社アカウントに同じ会社の別のメンバーをユーザーアカウント（社員）として追加すると、複数名で管理画面を利用できます。

管理者（Aさん）が作成したイベントは、デフォルトでは社員（Bさん）には表示されません。AさんがそのイベントにBさんを「編集者」として設定することで、BさんもAさんと同様にそのイベントの管理・受付処理ができるようになります。

ユーザー（社員）の追加方法

追加されたユーザーは社員マスタとして管理されます。社員マスタに登録されているメンバーは、ゲストの担当者設定（チェックイン通知）などの機能で氏名・メールアドレスを検索・選択できます。

管理画面左上のメニューから「管理者設定」をクリックする
RECEPTIONIST共通管理画面が開いたら、左メニューの「社員情報」を選択する
右上の「社員を追加」ボタンから1人ずつ追加、またはCSVで一括追加する
追加したメールアドレス宛に確認メールが届く
メール内のリンクをクリックすると登録完了

登録完了後、追加されたメンバーは会社アカウントの招待レセプション管理画面にログインできるようになります。

3. イベントの登録

PCでログイン後、管理画面の右上にある「新規イベントを作成する」から「イベント作成」をクリックします。イベント名・開催日時・受付開始時間・会場名（すべて必須）のほか、住所・緊急連絡先・注意事項（任意）を入力します。

入力後「次へ」を押すと、イベントビジュアルを設定する画面が表示されます。予め用意された画像から選択するか、任意の画像をアップロードして設定することが可能です。会社・団体のロゴも設定でき、招待メールの一番上に配置されます。

最後に「主催者からの挨拶文」を設定します。これは招待メールの冒頭に挿入されます。「この内容でイベントを作成」を押すと、イベント一覧に追加され、ゲスト招待を行えるようになります。

4. ゲストの招待と管理

招待枠について

1つのアカウントで10名までは無料招待が可能です。
11名以上を招待する場合は、追加の「招待枠」を購入してください。
クレジットカード決済が利用できます。請求書払いをご希望の場合はお問い合わせください（500人単位）。
招待枠は、ゲストを招待したタイミングで消費されます。
招待枠は次回以降のイベントに繰り越して利用可能です。有効期限は15ヶ月です。

ゲストを1人ずつ招待する場合

PCでイベント詳細画面を開き、「ゲストを招待する」ボタンをクリック。
「1人ずつ招待する」をクリック。
氏名（必須）・メールアドレス（必須）・会社名・部署/所属・役職を入力。
「招待を送信」ボタンを押すと、QRコード付き招待メールが自動送信されます。

ゲストをCSVで一括招待する方法

「ゲストを招待する」→「CSVファイルから一括招待する」をクリック。
CSVテンプレートをダウンロード・編集・アップロードしてください。

招待メールについて

招待メールには各ゲストの受付用QRコードが添付されています。
QRコードはスマートフォンのウォレットアプリにも登録可能です。
スマートフォンをお持ちでない場合は、印刷して持参いただくようご案内ください。

会社名・部署名での絞り込み・並び替え

「ゲスト」タブおよび「受付」タブにおいて、ゲストの会社名・部署名での並び替えと絞り込みが可能です。

顧客招待イベントで、特定企業のゲスト全員の参加状況を確認したい場合
社内イベントで、特定部署の参加者・未参加者（未着席者）を把握したい場合

備考欄

ゲストごとに備考情報を登録できます。1人ずつの招待時・CSV一括招待時のどちらでも入力可能です。

最大全角100文字まで入力可能（改行OK）
利用例：席番号・テーブル番号の記載、VIPゲストの識別など

備考欄が表示される場所

ゲストへの招待状メール（表示・非表示の選択可）
受付完了画面（表示・非表示の選択可）
ゲスト詳細画面

表示設定は「イベント設定」タブの「備考欄の設定」から変更できます。

リマインド機能

招待済みのゲストへ、イベント前日または当日の指定した時間に招待メールを自動再送できます。

設定場所：「イベント設定」タブの「リマインドメール」
送信有無が「OFF」の場合、送信日・送信時刻の設定は無効
「送信日」は「当日」または「前日」から選択
「送信時刻」は時間単位で設定（分の指定は不可）
デフォルト：イベント当日午前7時に送信

リマインドメールはすべてのゲストへ一斉送信されます。個別に再送したい場合は、ゲスト詳細画面からメールを1件ずつ再送できます。

ゲスト情報の編集

招待済みゲストの氏名・会社名・部署・役職・備考を後から修正できます。メールアドレスは変更できません（ゲストの識別キーとして使用されているため）。

個別編集（1人ずつ修正する場合）

PCから操作します。

イベント詳細画面の「ゲスト」タブを開く。
編集するゲストの行の「…」（三点リーダ）をクリック。
「ゲストを編集」を選択し、情報を修正して保存する。
保存後、対象ゲストへ招待メールを再送するか選択できます。

CSV一括編集（複数人を一度に修正する場合）

PCから操作します。

イベント詳細画面の「ゲスト招待・編集」ボタンをクリック。
「一括編集する」を選択し、招待済みゲスト一覧のCSVをダウンロード。
CSVを編集する（行の削除・追加、メールアドレス・招待IDの変更は不可）。
編集したCSVをアップロードし、招待メールを再送するかどうかを選択する。
「ゲストの情報をCSVで一括更新する」ボタンを押す。

代理参加でメールアドレスを変えたい場合：①元のゲストから代理参加者へ招待メール（QRコード）を転送する、または②元のゲストを削除して代理参加者を新規招待する（招待枠を1枠消費）、のいずれかで対応してください。

担当者の設定とチェックイン通知

招待するゲストごとに担当者（ホスト）を設定すると、そのゲストがチェックインした際に担当者へメールで自動通知が届きます。VIPゲストや特定のゲストへの対応漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。担当者の設定は任意項目です。

個別招待・編集時の担当者設定

ゲスト作成・編集画面に「担当者メールアドレス」フィールドが追加されています。担当者が未設定のゲスト詳細画面では「担当者を追加」ボタンから設定できます。ボタン押下で担当者選択モーダルが開き、メールアドレスまたは氏名で検索して担当者を選択します。

社員マスタに登録済みの社員は検索結果に表示され、社員レコードと紐付けて保存されます
社員マスタに存在しないメールアドレスでも「このメールアドレスを担当者として追加」から登録できます
設定後はメイン画面に担当者チップが表示され、×ボタンで解除できます

CSV一括招待・編集時の担当者設定

CSVテンプレートに「担当者メールアドレス」列が追加されています。メールアドレスを入力してアップロードすると、社員マスタの存在チェックが自動で行われ、担当者として紐付けられます。社員マスタにない場合はメールアドレスとして保存されます。

チェックイン時の担当者通知

担当者が設定されたゲストがチェックインすると、担当者へメールが自動送信されます。担当者が設定されていないゲストのチェックイン時には通知は送られません。現在の通知手段はメールのみです（今後、チャット連携やプッシュ通知への対応を予定しています）。

5. 当日の受付方法

受付画面の開き方

管理者またはイベント編集権限ユーザーで管理画面にログイン
対象イベントを選択
スマホ/タブレットでは受付用画面が開き、PCでは「受付」タブからゲスト一覧を表示

QRスキャンでの受付

「QRスキャン」ボタンを押してカメラを起動し、ゲストのQRを読み取ると受付済みに更新されます。
PCの場合は外付けQRリーダー（USB HIDモード）を接続して使用します。PC１台につき、QRリーダーを１台接続できます。

手動での受付

QRを忘れたゲストは、一覧から氏名・会社名で検索し「受付」ボタンで処理できます。

複数端末での受付

同じ管理者アカウントで複数端末にログイン可能です。
または、イベント設定の権限設定から別アカウントに編集者権限を付与できます。

PCとQRリーダーを使った受付

QRリーダー（USB接続）をPCに接続する
PCの文字入力を「半角英数」に設定する
PCで招待レセプションの管理画面にログインする
該当イベントの「受付」タブを開く
右上の「QRスキャン」ボタンを押してスキャンモードにする
QRリーダーにゲストの受付用QRをかざすと受付完了

推奨QRリーダー：BUSICOM BC-NL3000UⅡ / SANWA SUPPLY BCR-2D7

6. イベント終了後のデータ出力

ゲスト一覧ページから「CSVダウンロード」で、氏名・メールアドレス・会社名/部署名/役職・受付ステータス・受付場所・受付担当者名・受付日時を出力できます。

7. 決済と請求

クレジットカード決済

Visa／Mastercard／AMEXに対応
管理画面左下の「招待枠を増やす」ページからクレジットカード情報をご登録いただき、必要なゲスト招待枠数の購入手続きをしてください。（管理者権限ユーザーのみ）
購入手続き完了後、すぐにゲスト招待枠数が反映されます

請求書払い（法人向け）

請求書払いをご希望の場合は、「招待枠購入申請フォーム」よりお問い合わせください。
初回購入時は、お申込書のお手続きが必要です。上記フォーム送信後、担当よりご案内いたします。
２回目以降は、上記フォームからの申請をもって、お申し込みが完了します。社内稟議等でお見積書が必要な場合は、担当営業もしくは、お問い合わせフォームへ「招待レセプション見積書希望　招待枠XXX人分」とご連絡ください。
請求書払いでの招待枠の購入は、500人単位での購入のみとなります。

支払い方法による利用開始までの違い

クレジットカード払い：オンラインで申し込み後、すぐに利用開始できます。
請求書払い：弊社とのお申込み手続き（クラウドサイン締結）が必要です。発注連絡後、目安として5営業日程度かかります。

8. トラブルシューティング

症状	原因	対応方法
招待メールが届かない	メールアドレスの誤り・迷惑メール振分け	登録情報を確認し、再送信を試してください。
QRコードが読み取れない	別イベントのQR、表示が暗い、ブラウザエラー	正しいQRか確認し、画面を明るくして再試行。
受付状況が更新されない	通信状態が不安定	ネットワークを確認し、再読み込み。

9. よくある質問（FAQ）

Q. 複数の端末での受付は可能ですか？

A. 可能です。追加料金はかかりません。

Q. 余った招待枠を他のイベントで利用できますか？

A. はい。招待枠は同一企業アカウント内で共有され、有効期限は15ヶ月です。

Q. 招待枠が消費されるタイミングは？

A. ゲストを追加（招待）したタイミングで消費されます。

Q. ゲスト情報の編集はできますか？

A. はい、編集できます。1人ずつの個別編集も、CSVによる一括編集も可能です。ただし、メールアドレスは変更できません。詳しい操作方法は「4. ゲストの招待と管理」の「ゲスト情報の編集」をご参照ください。

Q. 受付開始時間前でもQRで受付できますか？

A. はい、イベント当日であれば受付開始時間に関係なく受付可能です。

Q. 複数の管理者で同じイベントを運用できますか？

A. はい。イベント作成者が別ユーザーに管理者権限（編集者）を付与できます。

Q. 受付操作ができるのは、イベント開催日の受付開始時間以降ですか？

A. いいえ。イベント開催日の当日であれば、受付開始時間やイベント開催時間に関わらず受付処理が可能です。

Q. 受付レーン（入り口）数の目安は？

A. ゲスト数100人あたり受付レーン1つが目安です。これにより行列ができにくい、余裕のある受付運営が可能です。

Q. イベント当日、招待したゲストが急遽お連れ様を連れてきた場合は？

A. 可能であれば事前に人数を確認し、代表者のメールアドレス宛にお連れ様の分の招待状も送付しておくのがスムーズです（1つのメールアドレスに複数の招待状送付が可能）。当日の臨時参加の場合は、その場でお名前・メールアドレスを確認のうえ「1人ずつ招待」で招待し、手動で受付処理してください。

Q. 招待状メールにファイルは添付できますか？

A. できません。ただし、挨拶文や注意事項などの文章にURLを記載することは可能です。

Q. 招待状メールの送信元（From）アドレスは何ですか？

A. noreply@receptionist.jp です。クラウド受付システムRECEPTIONISTで10年近く利用している送信元アドレスで、さまざまなセキュリティ設定が対応済みのため信頼度が高く、迷惑メールフォルダに振り分けられにくくなっています。

Q. PC１台にQRリーダーを複数接続することはできますか？

A. できません。PC１台につき、QRリーダー１台を接続してご利用ください。

Q. 担当者通知はいつ、どのように届きますか？

A. ゲストがチェックインした瞬間に、担当者として設定されたメールアドレス宛にメールが自動送信されます。現在の通知手段はメールのみです。

Q. 社員マスタに登録されていないメールアドレスを担当者に設定できますか？

A. できます。社員マスタにないメールアドレスでも担当者として登録でき、チェックイン時に通知メールが届きます。ユーザー登録（ログインアカウント）がなくても通知を受け取れます。

10. 推奨環境

PC

ブラウザ：Chrome最新版
OS：Windows 11 / macOS 15（Sequoia）以上

タブレット

ブラウザ：Chrome最新版
OS：iPadOS最新版 / Android最新版（対応機種）

スマートフォン

ブラウザ：Chrome最新版
OS：iOS最新版 / Android最新版（対応機種）

推奨QRリーダー（PCでの受付時）

BUSICOM BC-NL3000UⅡ
SANWA SUPPLY BCR-2D7

11. サポート窓口

お問い合わせフォーム：RECEPTIONIST共通管理画面フッターの「お問い合わせ」メニューから
メール：support-event＠receptionist.co.jp
受付時間：平日10:00〜17:00（土日祝除く）