イベント当日の受付に、こんな光景が浮かびませんか。
「招待状のメール、探してもなくて……」と困り顔のゲスト。後ろには入場を待つ列。受付スタッフは紙の名簿を引っ張り出し、名前を一行ずつ目で追う——。せっかくQRコード受付を導入したのに、メールを見つけられないゲストが続出して、結局アナログ対応に引き戻される、という状況はめずらしくありません。
また、イベント前日や当日朝は会場設営や最終確認でバタバタしており、参加者へのリマインドメールを手動で送る余裕はほとんどないのが実情です。
この二つの課題を一度に解決する新機能が、招待レセプションに追加されました。
新機能「リマインドメール送付機能」とは？
イベント開催日の「前日」または「当日」の指定した時間に、QRコード付き招待状を参加者全員へ自動で再送する機能です。
設定は管理画面から数クリックで完了します。「前日の18時に送る」「当日の8時に送る」など、送付タイミングを自由に指定できます。設定さえしておけば、あとは自動で動くため、当日の担当者はリマインド業務から完全に解放されます。
この機能で解決できること
担当者側のメリット：
- イベント前日・当日朝のリマインドメール送付作業がゼロになる
- 「送り忘れた」「誰に送ったか確認できない」といったミスが起きない
- 直前まで準備に集中できる
ゲスト側のメリット：
- メールボックスの最新位置にQRコードが届くため、当日すぐに見つけられる
- 「招待状メールを探す」というストレスがなくなる
- Apple Walletへの追加を促す動線としても活用できる
▷ 機能の詳細を資料で確認する
招待レセプションの全体運用フロー
改めて、招待レセプションの一連の流れを整理します。新機能がどのステップで動くかを確認してください。
① ゲスト情報を登録する（事前準備）
CSVまたは手入力でゲスト情報を登録すると、QRコード付きの招待状メールが全員に自動送付されます。登録と送付は同時に完了するため、「送り忘れ」が起きません。
②【新機能】リマインドメールが自動送付される（前日・当日）
設定した日時に、QRコード付き招待状が参加者のメールボックスへ自動で再送されます。担当者が当日に何かする必要はありません。
③ 当日：QRをスキャンして受付完了（3秒）
参加者がスマートフォンに届いたQRコードを提示し、受付端末（スマートフォン・タブレット・PCのブラウザ）でスキャンするだけです。専用アプリのインストールは不要。受付処理は1人あたり約3秒で完了します。
費用について
招待レセプションは初期費用・月額費用が一切かかりません。招待枠数を事前に購入する使い切り制で、招待枠50人分5,000円（税別）〜。年に数回しかイベントを開催しない企業でも、使わない月に費用が発生しない設計です。
従来の運用との違い
| 従来の運用 | 招待レセプション＋リマインド機能 | |
|---|---|---|
| 受付処理時間 | 1人あたり約25秒 | 1人あたり約3秒 |
| リマインド連絡 | 担当者が手動で送信 | 自動送付（担当者の作業ゼロ） |
| 当日の「メールが見つからない」対応 | 紙の名簿と照合・行列が発生 | リマインドで激減・QRで即解決 |
| 来場状況の把握 | 終了後に紙を集計 | リアルタイムで管理画面に集計 |
| 受付端末 | 印刷した名簿・担当者のPC | スタッフのスマートフォンで完結 |
1人あたりの受付時間が約25秒から約3秒になるということは、50名のイベントで受付列に費やす合計時間が約20分以上短縮されることを意味します。開始時間の遅延がなくなり、ゲストへの第一印象が変わります。
さらに、リアルタイムで来場状況を管理画面から把握できるため、会場外にいる担当者や上長もスマートフォンで入場状況を随時確認できます。
よくある質問
Q. リマインドメール送付機能はいつから使えますか？ 本機能は2026年5月よりご利用いただけます。すでに招待レセプションをご利用中の方は、管理画面のイベント設定から設定できます。
Q. リマインドメールの送付タイミングは選べますか？ 「前日」または「当日」の好きな時間帯を指定できます。例えば「前日18時」と「当日8時」の両方を設定することも可能です。
Q. リマインドメールのQRコードは初回送付と同じものですか？ 同一のQRコードが再送されます。ゲストは新しいQRコードを受け取る必要はなく、届いたメールをそのまま当日受付でご利用いただけます。
Q. 招待レセプションを使ったことがない場合、まず何をすればいいですか？ クレジットカード不要で招待枠10人分まで無料でお試しいただけます。管理画面の操作は直感的なUIで設計されており、マニュアルなしでも設定を完了できる担当者がほとんどです。詳しい運用の流れは懇親会の受付をQRコードで効率化する方法をご参照ください。
また、他のイベント受付システムとの比較はイベント受付システム比較10選｜2026年最新でまとめています。
次の社内イベントで、ぜひ試してみてください
受付システムを変えることで、「当日の受付が想像以上にスムーズだった」という声は、導入いただいた多くの担当者から寄せられています。招待レセプションは、受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し国内シェアNo.1※を獲得した株式会社RECEPTIONISTが運営しており、ISMSをはじめとするセキュリティ認証も取得しています。稟議書類に「年間500万人の受付実績・国内シェアNo.1」という数字を記載できる点も、上長への説明のしやすさにつながります。
まずはクレジットカード不要で10人分を無料体験して、当日の受付がどれだけ変わるかを実感してみてください。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
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