招待レセプション新機能｜受付推奨時間でゲストの来場を分散し行列を防ぐ
「16時開場・17時開始のイベントで、ゲストの大半が16時50分ごろに来場し、開始直前に受付が大行列になってしまい、イベントが開始予定時刻通りに始められない」——QRコードで受付を効率化していても、多数のゲストが参加するイベントにおいてはこの悩みが残ります。多くのゲストはイベント開始の直前に来場する傾向があるため、1人あたりの受付時間がどれだけ短くても、この時間帯に人が集中すれば多少の行列は発生してしまいます。
招待レセプションの「受付推奨時間」機能を使うことで、ゲストごとに来場していただく時間をあらかじめ分散指定することができ、行列を発生させる根本原因となる「イベント開始直前に大半のゲストが来場する」問題そのものを解消できます。
「受付推奨時間」機能とは？
ゲスト1人ひとりに「この時間帯に来場してください」という推奨時間を設定し、招待状メールとウォレットパス（Apple Wallet／Googleウォレット）に表示する機能です。運用方法は、イベントごとに次の2つから選べます。
- 自動モード：システムが5分刻みの時間枠に、受付開始時刻からイベント開始10分前までの間でゲストを自動的に振り分ける
- 手動モード：ゲストごとに主催者が個別の時間を指定する
どちらのモードも、設定した時間は招待状メール・ウォレットパスに表示され、ゲストは自然にその時間を目安に来場します。
たとえば16時開場・17時開始のイベントで自動モードを選ぶと、開場時刻の16時からイベント開始10分前の16時50分までの間が5分刻みで区切られ、各ゲストに割り振られます。受付推奨時間が16時15分に設定されたゲストには、招待状に次のように表示されます。
受付開始時間 16:00〜 ※16:15 頃のご来場にご協力ください （受付時の混雑緩和のため）
「混雑緩和のためのご協力のお願い」という形で案内されるため、多くのゲストは混雑を避けたいという心理から、指定された時間に合わせて来場してくれます。強制力のある案内ではありませんが、この一文を添えるだけで、来場のタイミングは自然と分散されます。
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活用シーン① 少人数の受付でも、数千人規模のイベントに対応できる
自動モードを使えば、来場のピークをなくし、来場者数を時間帯ごとに平準化できます。これまで「大規模イベントには受付スタッフを増員しなければ捌ききれない」と考えられていた場面でも、少人数の受付体制のまま対応できるようになります。
一度に会場に押し寄せる人数が減るため、1レーンあたりの受付スタッフを増やさなくても行列が発生しません。数千人規模のイベントであっても、来場が時間帯ごとに分散されていれば、必要な受付レーン数を抑えられます。受付スタッフの確保・教育にかかる手間とコストを削減しながら、大規模なイベントを安定して運営できます。開始直前に来場が集中しやすい式典・総会形式のイベントについては、周年記念式典の受付設計や全社集会の受付もシステム管理の時代へでも詳しく解説しています。
活用シーン② 重要な顧客を早めにお迎えし、挨拶の時間を確保する
手動モードでは、ゲストごとに来場時間を個別に指定できます。たとえば、特に重要な取引先やVIP顧客には、他の一般ゲストより早い時間を設定しておくことで、開場直後の余裕がある時間帯に来場してもらえます。
これにより、イベント開始前に主催者側の代表や営業担当がゆっくりとご挨拶できる時間を確保できます。混雑した会場の中で慌ただしく挨拶するのではなく、落ち着いた雰囲気で関係構築の時間を持てることは、重要な顧客ほど価値があります。担当者への通知機能と組み合わせれば、そのVIPゲストが実際に受付を済ませたタイミングも即座に把握できます。
活用シーン③ 会場の動線に合わせて、来場のタイミングを調整する
会場によっては、席の配置によって入場から着席までの動線の長さがゲストごとに異なります。入り口から遠い奥の席のゲストに早めの時間を設定しておけば、会場内の移動に余裕を持ってもらえ、開始直前に会場の奥まで人が流れ込んで混雑する、という事態を避けられます。
同様に、車椅子をご利用の方やご年配のゲストなど、会場内の移動にゆっくり時間をかけたい方にも早めの時間を設定しておくことで、混雑を避けて落ち着いてご案内できます。
活用シーン④ 受付の先にある、クローク・ドリンクサービス・着席案内の混雑も緩和する
行列ができるのは、受付そのものだけではありません。受付を終えたゲストが向かうクローク（手荷物預かり）やウェルカムドリンクのコーナー、着席までの案内動線も、来場が一時に集中すれば同じように混雑します。受付の処理速度をいくら上げても、その先の動線が詰まっていれば、ゲストの体感としての「待たされた」という印象は変わりません。
受付推奨時間で来場そのものを時間帯ごとに分散させておけば、受付を通過した後の各ポイントにも人が集中せず、会場に入ってから着席するまでの一連の流れ全体がスムーズになります。受付だけでなく、会場体験全体の質を底上げできる点が、この機能のもう一つの価値です。
応用テクニック：一般ゲストは自動、VIPだけ手動で指定する
受付推奨時間は1つのイベントにつき「自動」「手動」いずれか一方のモードで動作し、ゲストごとにモードを混在させることはできません。ただし、イベント作成後にモードを切り替えても、すでに招待済みのゲストの時間は変わらないという仕様を利用すると、招待するタイミングをずらすだけで、実質的に自動モードと手動モードを組み合わせて使うことができます。
たとえば、500人が参加するイベントで、一般ゲスト490人は自動で時間を振り分けたいが、VIP10人だけは個別に時間を指定したい、という場合は次の手順で実現できます。
- イベントを作成する（受付推奨時間：自動モードを選択）
- 一般ゲスト490人を招待する（VIPを除く490人をCSVで一括招待。受付推奨時間の列は空欄のままでよい）→ 自動モードのため、この490人には自動で時間が振り分けられる
- イベントの設定を編集し、受付推奨時間を手動モードに切り替える
- VIP10人を招待する（CSVの受付推奨時間の列に、個別に指定したい時間を入力）→ 切り替え後の招待のため、指定した時間がそのまま反映される
モードの切り替えは、すでに招待済みのゲストには一切影響しません。先に招待した490人は自動で割り振られた時間のまま変わらず、後から手動モードで招待したVIP10人だけが指定通りの時間になります。招待する順番とタイミングを工夫するだけで、大多数のゲストへの時間設定の手間をかけずに、一部のゲストだけを個別に配慮する運用が可能です。
従来の運用との違い
| 従来の運用 | 受付推奨時間を活用 | |
|---|---|---|
| 開始直前の行列 | 来場が集中し行列ができる | 時間帯ごとに分散されスムーズ |
| 大規模イベントの受付体制 | スタッフ・レーンの増員が必要 | 少人数の体制のまま対応可能 |
| VIP・重要顧客への対応 | 一般ゲストと同じ動線で来場 | 早めの時間を設定し余裕を持って出迎え |
| 会場動線への配慮 | 席の遠近を考慮した案内が難しい | 動線に合わせて来場時間を調整可能 |
| 来場状況の見通し | 直前まで来場ペースが読めない | 時間帯ごとの来場計画が立てやすい |
招待レセプションは初期費用・月額費用が不要。招待枠50人分5,000円（税別）〜の使い切り料金です。少人数運営のイベントでも、数千人規模のイベントでも、必要な分だけの料金で導入できます。クレジットカード不要で10人分まで無料でお試しいただけるので、次回のイベントで実際の動きを確かめてみてください。
招待レセプションは、受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し国内シェアNo.1※を獲得した株式会社RECEPTIONISTが運営しています。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
よくある質問
Q. 自動モードと手動モードを、ゲストによって使い分けることはできますか？ モードそのものはイベント単位での設定のため、同時に両方のモードを使うことはできません。ただし、モードの切り替えは既に招待済みのゲストには影響しないため、「まず自動モードで一般ゲストを招待し、その後モードを手動に切り替えてVIPだけを招待する」という順番にすれば、実質的に両方を組み合わせて使えます。詳しくは「応用テクニック：一般ゲストは自動、VIPだけ手動で指定する」をご覧ください。
Q. 受付推奨時間を過ぎて来場したゲストは受付できませんか？ 受付できます。推奨時間はあくまで来場の目安であり、時間外の来場を制限するものではありません。QRコードをお持ちであれば、いつでも通常通り受付が可能です。
Q. 招待状を送付した後に、推奨時間を変更できますか？ 変更できます。ただし、時間を変更しただけでは自動的にゲストへ通知されません。変更を知らせたい場合は、編集時に招待状の再送を選択してください。
Q. 数百人・数千人規模のイベントでも、時間を細かく設定する手間はかかりますか？ 自動モードを使えば、時間設定の手間は一切かかりません。ゲストを招待するだけで、システムが自動的に時間を振り分けます。個別の配慮が必要なゲストにだけ手動で時間を調整したい場合は、手動モードで該当ゲストのみ時間を指定し、それ以外は空欄のままにする運用も可能です。
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