招待レセプション新機能｜ゲストのチェックインを担当者へリアルタイムで通知
顧客を招待した自社イベントで、こんなことが起きたことはないでしょうか。「担当のA社・山田様が受付を済ませて会場に入っているのに、担当営業はそれを知らず、別の場所で立ち話をしていた」——ゲストからすれば、わざわざ足を運んだのに担当者が来ない、という印象になります。
この問題の根本は、受付が終わった情報が担当者に届かないことにあります。総務やアシスタントが受付を担当する場合、ゲストのチェックインをリアルタイムで担当営業に伝えるのは難しく、「受付に〇〇様が来ています」と走り回ったり、担当者がイベント中ずっとエントランス付近で待機したりする、という非効率な対応になりがちです。
招待レセプションの「担当者への通知」機能を使うと、ゲストが受付を完了した瞬間に、そのゲストの担当者へメールが自動送信されます。
「担当者への通知」機能とは？
ゲストごとに担当者のメールアドレスを設定しておくと、そのゲストがQRコードで受付を完了した瞬間に、担当者あてにチェックイン通知メールが自動送信される機能です。
設定は任意です。全員に担当者を設定することも、特定のゲストにだけ設定することもできます。
メールアドレスの設定方法は2通りあります。
- 管理画面からゲストごとに個別設定：ゲスト詳細画面から担当者のメールアドレスを入力
- CSVで一括設定：既存の参加者リストに「担当者メール」列を追加してアップロード
設定できるメールアドレスは、社員マスタに登録されているユーザーのものに限らず、社員マスタ外のメールアドレスも登録可能です。また、メーリングリストのアドレスも登録できるため、チーム全員のアドレスをまとめて通知先にすることもできます。
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活用シーン① 担当顧客の来場を担当営業がすぐに知れる
顧客を招待した自社イベントでは、担当営業が自分の担当ゲストをエントランスで出迎えたい、という場面が多くあります。しかし、受付は総務やアシスタントが担当することが多く、担当営業は「もう来てますよ」と知らせてもらうまでゲストの到着を把握できません。
担当者通知機能を設定しておくと、ゲストがQRコードを読み取って受付を完了した瞬間に、担当営業のメールに「〇〇様がチェックインしました」と通知が届きます。担当営業はどこにいても来場を即座に知ることができ、エントランスへ駆けつけてゲストを出迎えることができます。
受付スタッフが担当者を探し回る手間もなくなり、ゲストを待たせることもありません。
活用シーン② VIPゲストが来場したときだけ通知する
担当者通知の設定はゲストごとに任意で行うため、特定のゲストにだけ通知を設定することも可能です。
たとえば、通常のゲストはとくに通知しなくてよいが、重要顧客や役員クラスのゲストが来場した際には担当者や上長に即座に知らせたい、というケースに対応できます。
来場状況のフィルタリング機能と組み合わせることで、VIPゲストの動向を管理画面とメール通知の両面でリアルタイムに把握できます。
活用シーン③ メーリングリストでチーム全員にリアルタイム共有
通知先メールアドレスには、メーリングリストのアドレスを設定することができます。
たとえば、「営業チーム全員のメーリングリスト」を担当者として登録しておくと、いずれかのゲストがチェックインするたびにチームメンバー全員にメールが届きます。イベント当日に「今どのお客様が来ているか」をチーム全体でリアルタイムに把握でき、受付担当者からの口頭報告を待つ必要がなくなります。
接待ゴルフの同伴者やクローズドなカンファレンスなど、特定ゲストの来場状況をチームで共有したい場面でとくに有効です。
従来の運用との違い
| 従来の運用 | 担当者通知機能を活用 | |
|---|---|---|
| 担当者への来場連絡 | 受付スタッフが電話・口頭で連絡 | チェックインと同時にメールで自動通知 |
| 担当者の待機 | エントランス付近で待機が必要 | どこにいても通知を受け取れる |
| VIPゲストの把握 | スタッフが個別に確認・連絡 | 対象ゲストのチェックインで自動通知 |
| チームへの情報共有 | 担当者が逐一メンバーに連絡 | メーリングリストで全員に同時通知 |
よくある質問
Q. 担当者通知のメールはどのタイミングで送信されますか？ ゲストがQRコードをスキャンして受付が完了した瞬間に送信されます。手動での操作は不要です。
Q. 社員マスタに登録されていないメールアドレスでも設定できますか？ はい。担当者メールアドレスは社員マスタ外のアドレスでも登録できます。外部の協力会社スタッフや、マスタに未登録のアドレスでも問題ありません。
Q. 担当者を設定しなかったゲストが受付した場合はどうなりますか？ 担当者未設定のゲストについては通知メールは送信されません。通知は担当者を設定したゲストのみに機能します。
Q. 1名のゲストに複数の担当者を設定できますか？ メーリングリストのアドレスを登録することで、実質的に複数人へ同時通知できます。チームや部署のメーリングリストを活用してください。
顧客を招待したイベントでの受付設計については、顧客招待イベントで第一印象を決める受付の設計ポイントもあわせてご覧ください。受付の全体設計から担当者通知まで、一連の流れを把握できます。
招待レセプションは初期費用・月額費用が不要。招待枠50人分5,000円（税別）〜の使い切り料金です。クレジットカード不要で10人分まで無料でお試しいただけます。
招待レセプションは、受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し国内シェアNo.1※を獲得した株式会社RECEPTIONISTが運営しています。
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