担当ゲストの参加状況を即確認｜会社名・部署名絞り込み機能
開演3分前、担当するゲストは全員来ているのだろうか？——そのとき、数百名分のゲスト一覧をスクロールして確認している時間はありません。
招待レセプションに、ゲスト一覧を会社名・部署名で絞り込める機能が追加されました。担当ゲストの参加状況だけをリアルタイムで確認でき、未来場に気づいた瞬間すぐに動けます。この記事では、新機能の操作方法と顧客招待イベント・入社式・社内イベントでの活用シーンを紹介します。
従来の課題──部分一致検索では「担当先だけ」絞り込めなかった
招待レセプションのゲスト一覧には、もともと会社名（所属名）や氏名でテキスト検索できる検索窓がありました。
しかしこの検索は部分一致で動作します。たとえば担当顧客「株式会社テスト商事」を調べようと「テスト」と入力すると、「テストホールディングス株式会社」「株式会社テストマーケティング」「テストシステムズ株式会社」など「テスト」という文字列を含む別の会社のゲストも一緒に表示されます。
同業種の企業を複数招待するイベントや、グループ会社・関連会社が多い業界では特にこの問題が起きやすく、目的の会社だけを正確に絞り込めないという課題がありました。
新機能「会社名・部署名絞り込み」とは
ドロップダウンで選ぶだけ——テキスト検索の曖昧さがなくなる
新機能では、ゲスト一覧に会社名のドロップダウンが追加されます。招待済みゲストの会社名が一覧表示されており、目的の会社名を選択するだけでその会社のゲストだけを正確に絞り込めます。
テキスト検索のような部分一致の問題がなく、「株式会社テスト商事」を選べば「株式会社テスト商事」のゲストだけが表示されます。
会社名×部署名のクロス絞り込みも可能
部署名のドロップダウンも同様に追加されています。会社名で絞り込んだ上で部署名も選択することで、「株式会社テスト商事」の「営業部」のゲストだけを一覧表示するクロス絞り込みが可能です。
数十社・数百社を招待する規模のイベントでも、担当ゲストの状況確認がワンクリックで完結します。
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3つのシーンで活きる活用例
① 顧客を招待した自社イベント——営業担当が担当先の来場を自分で確認
製品発表会・ユーザーイベント・周年パーティーなど、顧客を招待する自社イベントでは、営業担当が自分の担当顧客の来場状況を把握しておく必要があります。しかし受付業務は総務が一元管理することが多く、「自分の担当先だけ見る」手段がありませんでした。
会社名絞り込みを使えば、各営業担当者がスマートフォンから担当先を絞り込んでリアルタイムに参加状況を確認できます。開演直前まで受付されていない担当ゲストを自分で発見し、すぐ個別に連絡して状況確認できます。迷子になっているゲストへの対応、当日キャンセルの把握——こうした細かなフォローが、当日のゲスト体験と顧客関係に影響します。
② 入社式・採用式典——担当の新入社員が来ているかをすぐ確認
入社式では、各部署の上司や人事担当者が「担当する新入社員が会場に到着しているか」を確認したいシーンがあります。
招待レセプションのゲスト登録には「会社名（所属名）」フィールドがあります。このフィールドに大学名（「○○大学」）や採用分類（「東京採用」「エンジニア採用」など）を入力しておくことで、その区分でゲストを絞り込めます。「部署名」フィールドに配属先を入力しておけば、受け入れ部署ごとの来場確認も可能です。
開会前に担当の新入社員が来ていないことに気づいた担当者が、すぐに本人へ連絡できる——その数分の差が、式典の進行と初日の印象を左右することがあります。
③ 社内イベント・懇親会——部長が自部署メンバーの出席状況を確認
全社員を招待する社内イベント・懇親会では、主催の総務だけでなく各部署の責任者も「自部署の参加状況」を気にします。
管理者が管理権限を共有することで、各部長が管理画面から部署名で絞り込んで自部署メンバーの出席状況だけを確認できます。「まだ来ていないメンバーは誰か」を素早く把握し、部署内での声かけに活かせます。
ビフォー・アフター
| 従来 | 新機能導入後 | |
|---|---|---|
| 担当ゲストの探し方 | テキスト検索→類似名称の会社が混在 | ドロップダウンで会社名を選択→担当先だけ即表示 |
| 目的のゲストを見つけるまでの時間 | 数十秒〜数分（スクロール・目視で照合） | 数秒（ドロップダウン選択のみ） |
| 部署単位での絞り込み | 不可 | 会社名×部署名のクロス絞り込みが可能 |
| 数千人規模での対応 | 一覧が長くなるほど目的のゲストが見つけにくい | 絞り込み後は対象ゲストのみ表示されるため規模に左右されない |
今すぐ使えます
この機能は招待レセプションの管理画面に追加されており、既存ユーザーはすぐにお使いいただけます。新たな設定や申請は不要です。
招待レセプションをまだお使いでない方は、クレジットカード不要で招待枠10人分を無料試用できます。初期費用・月額費用は不要な使い切り型で、使いたいイベントの招待枠数だけ購入します。
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よくある質問
Q. 絞り込みの会社名・部署名はどこから取得されますか？ 招待レセプションにゲストを登録した際の「会社名（所属名）」「部署名」の情報が自動的にドロップダウンに一覧化されます。同じ会社名で統一して登録しておくと、絞り込みがより正確になります。
Q. 絞り込み機能は受付スタッフや各担当者も使えますか？ 管理権限を持つアカウントであれば絞り込み機能を含む全機能をお使いいただけます。担当者が自分のゲストを確認するユースケースでは、管理者が担当者にアカウントを共有・付与する形での運用が効果的です。
Q. 会社名・部署名が登録されていないゲストはどう扱われますか？ 会社名・部署名が未入力のゲストは絞り込みの対象外になります。全員の情報に会社名・部署名を入力しておくことで、絞り込み結果が正確になります。
Q. 既存のテキスト検索窓とも組み合わせて使えますか？ はい。ドロップダウンによる絞り込みと既存のテキスト検索窓は独立して動作します。会社名で絞り込んだ後に氏名でさらに検索するといった組み合わせも可能です。
リマインドメール機能・備考欄機能と組み合わせると、準備から当日対応までの体制がさらに整います。詳しくはゲスト備考欄機能の活用方法もご覧ください。
他のイベント受付システムとの比較はイベント受付システム比較10選｜2026年最新もご参照ください。
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