招待レセプション新機能｜招待後のゲスト情報を修正・更新できます
招待メールを送った後で「参加者の役職が変わった」「代理の方に変更になった」「席が確定したので全員に追記して再送したい」——こうした場面が生じるたびに、登録済みの情報を修正する手段がなく、古いまま当日を迎えるしかなかった、という経験はないでしょうか。
招待レセプションに、招待済みゲストの情報を後から編集できる機能が追加されました。
招待後のゲスト情報変更——担当者が直面しやすい4つの場面
ゲスト情報の変更が必要になる場面は、イベントの種類を問わず起きます。
- 役職・部署の変更：招待状を送った数週間後に昇格・異動が発生し、名刺情報が変わった
- 代理参加への切り替え：本来の参加者が急病や出張でキャンセルとなり、別の担当者が代わりに出席する
- 席番号・テーブル番号の直前追記：招待状送付時点では席が未確定で、イベント直前にようやくレイアウトが固まった
- 大量登録後に誤りを発見：CSVで一括登録した後、部署名の表記ゆれや役職の入力ミスに気づいた
従来は「修正した情報を担当者がメモに控えておき、当日は口頭で補足する」という運用で乗り切るしかないケースも多くありました。
新機能「ゲスト情報の編集」とは
管理画面から、招待済みゲストの以下の情報を変更できます。
- 氏名・会社名・部署・役職・備考
1人ずつの個別編集と、CSVファイルで複数人を一度に修正する一括編集の2通りに対応しています。編集後は、対象ゲストへ招待メールを再送するかどうかを選択できます。
なお、メールアドレスは変更できません。メールアドレスはゲストの識別キーとして使用されているためです。代理参加でメールアドレス自体を切り替えたい場合は、元のゲストを削除して代理参加者を新規招待する方法で対応できます（招待枠を1枠消費）。
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3つのシーンで活きる活用例
① 役職変更・異動——受付票の情報を最新に保つ
顧客を招待した周年パーティや製品発表会では、営業担当者が取引先を招待するケースが多く、招待後に役職変更の連絡が入ることがあります。
受付完了後に表示されるゲスト詳細画面には氏名・役職が表示されます。古い役職が表示されていると、受付スタッフが誤った呼称で案内してしまう可能性があります。管理画面から数クリックで役職を最新の情報に更新しておくことで、当日の受付対応の正確さを保てます。
② 代理参加——QRコードを確実に届ける
本来の参加者が直前に欠席となり、代わりに別の担当者が出席するケースは珍しくありません。
元の参加者が代理の参加者にQR付き招待状を転送してもらえるようであれば、個別編集で氏名・役職を書き換えることで正しい参加者情報を記録に残すことが可能です。QRの転送が難しい場合は、「ゲスト情報の編集」ではなく、元のゲストを削除して代理参加者を新規招待し、QRコードを正しいメールアドレスに届けてください。
③ 席番号の直前追記——備考欄との組み合わせで当日の案内がスムーズに
備考欄機能に席番号・テーブル番号を登録しておくと、受付完了画面に席情報が表示されてスタッフが即座に案内できます。しかし、席の確定がイベント直前になってしまうケースでは、招待状送付時点では備考欄を空欄にするしかありませんでした。
ゲスト情報の編集機能を使えば、席が確定した段階でCSV一括編集を使って全員の備考欄に席番号を一括追記し、「招待メールを再送する」を選択するだけで、席番号入りの招待状を全員に届けられます。
リマインドメール機能による前日・当日の自動送信と組み合わせると、席番号確定のタイミングに合わせた任意のタイミングでも再送できるため、情報の届け漏れをさらに減らせます。
ビフォー・アフター
| 従来の運用 | ゲスト情報の編集機能を活用 | |
|---|---|---|
| 役職変更があった場合 | 古い情報のまま当日を迎える | 管理画面から修正して最新情報に更新 |
| 代理参加への切り替え | 手動メモで管理・当日口頭で案内 | 情報を書き換えて招待メールを再送 |
| 席番号の直前追記 | 当日に紙・口頭で案内 | CSV一括更新→招待状で事前に自動案内 |
| 大量登録後の誤り修正 | 1件ずつ対応するしかない | CSV一括編集でまとめて修正 |
今すぐ使えます
この機能は招待レセプションの管理画面に追加されており、既存ユーザーはすぐにお使いいただけます。新たな設定や申請は不要です。
招待レセプションは初期費用・月額費用が不要な使い切り型のイベント受付システムです。招待枠50人分5,000円（税別）〜の使い切り料金で、月額コストが発生しないため、年に数回しかイベントを開催しない企業でも導入しやすい体系です。
受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し国内シェアNo.1※を獲得した会社が運営しています。上長への稟議説明時に「年間500万人の受付実績・国内シェアNo.1」という数字を添えられるのも、担当者にとっての安心材料です。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
よくある質問
Q. 代理参加者のメールアドレスに変更したい場合、既存の招待枠は消費されますか？ はい。元のゲストを削除して代理参加者を新規招待する場合、招待枠を1枠消費します。メールアドレスを変えずに氏名・役職のみを書き換える場合は消費されません。
Q. 招待状送付後に備考欄の席番号を追記して再送できますか？ はい。個別編集またはCSV一括編集で備考欄に席番号を追記し、招待メールの再送を選択すると席番号入りの招待状が届きます。備考欄機能の詳細は備考欄で席番号・テーブルを自動案内をご覧ください。
Q. CSVで一括編集できる項目は何ですか？ 氏名・会社名・部署・役職・備考を一括編集できます。メールアドレスと招待IDは変更できません。また、CSV上でのゲストの削除や新規追加には対応していません。
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