招待レセプション新機能｜イベント権限で受付係に必要な権限だけ付与
当日の受付は、アルバイトの受付係に任せたい。ただ、イベントの編集やゲストの削除までできるアカウントを渡して、本当に大丈夫だろうか。そんな不安から、受付のたびに社員が張りつくことになっていませんか？2026年9月末にリリースした招待レセプションの新機能「イベント権限」を使えば、イベントごとに「管理者」「招待者」「受付者」の3つの役割を付与でき、任せたい操作だけを任せられます。
受付に人を増やすほど、気になる権限の問題
受付スタッフや外部の担当者を増やすほど、次のような不安が出てきます。
- 受付だけ任せたいアルバイトに、イベントの編集や削除ができるアカウントを渡している
- 招待準備を手伝ってもらう担当者に、他のメンバーの権限まで変更できてしまう
- 制作会社や外部のスタッフに、イベントのすべての操作を任せるのは気が引ける
これまでは、イベントに追加されたメンバーは、全員が編集・ゲストの招待・CSVの取り込みなどを実行できる状態でした。「受付だけ」「招待準備まで」といった切り分けができなかったのです。
「イベント権限」とは？3つの役割で、できる操作を切り分ける
イベント権限は、イベントごとにメンバーへ役割を付与する機能です。役割は次の3つで、役割によってできる操作が決まります。
- 管理者：イベントのすべての操作ができる
- 招待者：ゲストリストの準備と当日の受付ができる。イベントの編集や削除はできない
- 受付者：当日の受付操作だけができる
| 操作 | 管理者 | 招待者 | 受付者 |
|---|---|---|---|
| イベント詳細・ゲスト一覧の閲覧 | ○ | ○ | ○ |
| 受付（QR受付・手動受付・未受付に戻す） | ○ | ○ | ○ |
| ゲストの招待・編集・削除、招待メールの再送 | ○ | ○ | × |
| ゲストCSVの取り込み・書き出し・一括更新 | ○ | ○ | × |
| イベント・設定の編集 | ○ | × | × |
| イベントの削除 | ○ | × | × |
| 他のメンバーへの役割の付与 | ○ | × | × |
役割は、イベントごとに設定します。あるイベントでは管理者、別のイベントでは受付者、といった使い分けもできます。イベントを作成した人は、常にそのイベントの管理者です。1人が1つのイベントで持てる役割は、1つだけです。
別の会社のメンバーにも、権限を付与できます。ユーザーとして招待したうえで、権限を付与したいイベントに、適切な役割を付けます。
活用シーン① 制作会社が、受付のアルバイトに「受付者」だけを付与する
複数のクライアントのイベントを運営するイベント制作会社では、当日だけ受付のアルバイトを入れることがよくあります。
この場合は、アルバイト用のユーザーアカウントを用意し、該当するイベントの「受付者」の権限だけを付与します。そのアカウントでログインした端末（スマートフォンやタブレット）を、アルバイトに渡します。追加費用はかかりません。
受付者ができるのは、QRコードの読み取り、手動での受付、未受付への戻しの3つです。ゲストの招待・編集・削除、CSVの操作、イベント情報の変更はできません。イベントが終わったら、権限のリストから外して保存すれば、そのアカウントからはイベントが見えなくなります。
制作会社の社内でも、招待準備の担当者には「招待者」、案件の責任者には「管理者」と、役割を分けられます。複数クライアントの受付運営については、イベント制作会社が複数クライアントの受付を1ツールで管理する方法でも解説しています。
活用シーン② 主催者が、制作会社に一部の業務だけを任せる
主催者の担当者が、イベントの運営を制作会社に委託する場面です。
主催者がイベントを作成して管理者となり、制作会社の担当者をユーザーとして招待します。ゲストリストの準備や招待メールの送付を任せる担当者には「招待者」、当日の受付スタッフには「受付者」を付与します。
イベント情報や設定の変更、イベントの削除、権限の付与は、管理者である主催者だけに残せます。委託する範囲を、役割で明確に線引きできます。ゲスト全員の来場時間を調整したい場合は、受付推奨時間でゲストの来場を分散し行列を防ぐも併せてご覧ください。
活用シーン③ 会場の運営者が、会場スタッフに受付操作だけを任せる
ホテルの宴会場やイベントホールの運営者が、主催者のイベントで、会場スタッフに受付を手伝ってもらう場面です。
主催者が会場スタッフのユーザーに「受付者」を付与すれば、スタッフは受付の操作だけを行えます。ゲストの情報を書き換えたり、CSVで持ち出したりする操作はできません。会場の宴会での受付運用は、ホテル宴会場の忘年会・新年会・同窓会の受付でも紹介しています。
従来の運用との違い
| 項目 | 従来 | イベント権限 |
|---|---|---|
| イベントに追加された人の操作 | 全員が編集・招待・CSVの取り込みなどを実行できる | 役割ごとに操作を制限できる |
| アルバイトに渡すアカウント | 全操作ができるアカウント | 受付だけができるアカウント |
| 外部への一部委託 | 操作を絞れない | 招待者・受付者で範囲を線引きできる |
| イベントの編集・削除 | 追加された全員ができる | 管理者だけができる |
| 権限の付与 | 区別なし | 管理者だけが設定できる |
運用の注意点
役割を設定する前に、次の点を確認しておくと安心です。
- 受付者も、ゲスト一覧は閲覧できます。 できないのは、招待・編集・削除とCSVの操作です。「ゲスト情報が一切見えない」わけではありません
- 招待者は、CSVの書き出しもできます。 ゲストの名簿を持ち出せる権限なので、招待者に付ける相手は選んでください。受付だけなら、受付者で十分です
- 「保存」を押すと、画面に表示されている内容がそのまま反映されます。管理者・招待者・受付者の3つのリストのどれにも入っていない人は、そのイベントを開けなくなります。誰かの権限をなくしたいときは、リストから外して保存してください
- 会社全体の管理者権限を持つアカウントは、役割がなくても全イベントを管理できます。 役割を付けなくても、自社のすべてのイベントを表示・編集できます
- 役割のない人には、イベントは一覧に表示されません。 直接URLを開いても、イベントは見つからない扱いになります
招待レセプションとは
招待レセプションは、招待状メールに添付したQRコードで、受付を効率化するクラウドサービスです。初期費用・月額費用が不要で、招待枠50人分5,000円（税別）〜の使い切り料金です。クレジットカード不要で、10人分まで無料でお試しいただけます。
招待レセプションを運営する株式会社RECEPTIONISTは、受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し、国内シェアNo.1※を獲得しています。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
よくある質問
Q. すでに作成しているイベントの権限は、どうなりますか？ イベントの作成者が管理者になり、これまで追加されていたメンバーは招待者になります。受付者は、管理者が割り当てるまで存在しません。受付だけを任せたい人は、役割を受付者に変更してください。
Q. 受付のアルバイト用アカウントに、追加費用はかかりますか？ かかりません。アルバイト用のユーザーアカウントを用意し、該当するイベントの受付者権限を付与して、そのアカウントでログインした端末を渡す運用ができます。
Q. 別の会社の担当者にも、権限を付与できますか？ はい。ユーザーとして招待し、権限を付与したいイベントに、適切な役割を付けます。イベントごとに役割を変えられるため、委託する範囲だけを任せられます。
Q. 付与した役割は、後から変更できますか？ はい。権限設定で役割を変更して保存すれば、反映されます。リストから外せば、そのメンバーはイベントを見られなくなります。
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