イベント制作会社が複数クライアントの受付を1ツールで管理する方法
複数のクライアントから受託したイベントの受付業務を、1つのツールで効率よく管理できたら——そう考えたことはないでしょうか。ただ、「クライアントAのゲスト情報をクライアントBの担当者に見られてしまわないか」という懸念が壁になっているケースは多いです。
この記事では、イベント制作会社・運営代行会社が複数クライアントの受付業務を安全に1ツールで管理する方法と、選ぶべきシステムのポイントを解説します。
複数クライアントの受付管理で起きる3つの問題
年間を通じて複数クライアントのイベントを受託するイベント制作会社・運営代行会社が、受付業務でよく直面する課題があります。
1. クライアント間の情報漏洩リスク
最も深刻なのが、クライアント間でのゲスト情報の混在です。クライアントAの社内表彰式とクライアントBの顧客向け発表会を同じアカウントで管理していると、アカウントを共有したクライアントAの担当者がクライアントBのゲストリストにアクセスできてしまうリスクがあります。
個人情報保護の観点から、こうした情報漏洩は絶対に避けなければなりません。万が一の事態が発生した場合、クライアントとの信頼関係に大きなダメージを与えます。
2. ツールの乱立による運用コストの増加
情報漏洩リスクを避けようとして、クライアントごとに別々のツールを契約するという解決策を取る会社もあります。しかしこの場合、ツールの習熟コスト・複数ログインの手間・費用の増加という別の問題が生じます。
案件数が増えるほどこの非効率さは拡大し、ディレクターやスタッフの負担が大きくなります。
3. 月額固定コストの積み上がり
月額課金型のイベント管理ツールを複数契約すると、繁忙期も閑散期も同じ費用が発生し続けます。使っていない月のコストを削減できないのは、受託ビジネスのコスト構造上、非常に非効率です。
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受付システムに「権限管理機能」が必要な理由
上記の課題を根本から解決するには、**「イベントごとに閲覧・編集権限を設定できる受付システム」**を選ぶことが重要です。
権限管理機能とは、具体的には次のような設計です。
- クライアントAの担当者は、クライアントAのイベント情報とゲストリストのみ閲覧・編集できる
- クライアントBの担当者には、クライアントBに関係するデータのみが表示される
- 制作会社の管理者は全案件を横断して確認できる
この設計があれば、複数クライアントを1アカウントで管理していても、各クライアントの担当者には自社の案件情報しか見えません。ツールの乱立を防ぎながら、情報漏洩リスクも排除できます。
招待レセプションが制作会社に選ばれる3つの理由
複数クライアント対応の受付システムとして、イベント制作会社・運営代行会社に招待レセプションが選ばれている理由を3点にまとめます。
① イベントごとの権限管理でクライアント間の情報を完全分離
招待レセプションは、イベントごとに管理権限を設定できる設計です。
クライアントAの案件を担当するスタッフにはクライアントAのイベント情報のみ、クライアントBの担当にはBの情報のみが表示されます。管理者権限を持つ制作会社側は全イベントを一覧で確認でき、案件管理の効率も上がります。
「1つのアカウントで複数クライアントを情報漏洩リスクなく管理できる」受付システムとして、制作会社・代行会社に特に適した設計です。
② 月額不要の使い切り型でクライアントへの提案がしやすい
招待レセプションは初期費用・月額費用不要の使い切り型イベント受付システムです。招待枠を必要なイベントの分だけ事前購入し、使い切りで利用する料金体系になっています。
この仕組みはクライアントへの提案においても強みになります。「このイベントのためだけに費用が発生する」という透明性の高い料金体系は、クライアント側の稟議も通りやすく、案件ごとの原価管理もしやすいです。招待枠50人分5,000円（税別）〜で利用できます。
③ 商談不要・即日開始で急な案件にも対応
イベント制作の現場では、「来週の案件で受付ツールを使いたい」という状況も珍しくありません。招待レセプションはWebから登録後、招待枠を購入すれば即日利用を開始できます。
営業担当との打ち合わせや導入契約の手続きは不要です。クライアントから急ぎの案件を受けた場合でも、その日から使い始められます。
実際の使い方：制作会社がクライアント2社を1アカウントで管理する流れ
招待レセプションで複数クライアントを管理する具体的な手順を紹介します。
STEP 1：アカウント作成とイベントの登録
Webから招待レセプションのアカウントを作成し、クライアントA・Bのイベントをそれぞれ個別に登録します。各イベントは独立した管理単位として扱われます。
STEP 2：クライアントごとに担当者アカウントを発行・権限設定
クライアントAの担当者用アカウントを作成し、クライアントAのイベントのみにアクセス権を付与します。同様にクライアントBの担当者にも、Bのイベントのみの権限を設定します。
この設定により、クライアントAのアカウントでログインした担当者には、クライアントBのイベント情報はまったく表示されません。
STEP 3：ゲストリストのインポートと招待状の一括送信
各イベントのゲストリストをCSVでインポートし、個別QRコード付きの招待状メールをゲスト全員に一括送信します。クライアント側の担当者が直接操作することも、制作会社が代行することも可能です。
STEP 4：当日はQRコードで即時受付
当日はスマートフォンやiPadでQRを読み取るだけで受付が完了します。来場状況はリアルタイムでクラウド上に反映されるため、クライアントの担当者と制作会社の双方が同時に入場状況を確認できます。
QRコードを使った当日受付の詳しい手順はヘルプページ：招待レセプションの使い方をご覧ください。
制作会社が受付システムを選ぶ際のチェックリスト
イベント制作・運営代行会社が受付システムを選ぶ際に確認すべき項目を整理しました。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 権限管理 | イベントごとに閲覧・編集権限を設定できるか |
| 情報の分離 | 異なるクライアントの担当者が互いの情報にアクセスできない設計か |
| 料金体系 | 月額固定か使い切り型か。案件数が変動しても費用が固定されないか |
| 即時利用 | 商談・契約手続きなしでWebから即日開始できるか |
| 操作性 | 案件ごとに異なるスタッフが受付を担当しても迷わない操作性か |
| 提供実績 | 安定稼働を裏付ける実績があるか |
招待レセプションを運営する株式会社RECEPTIONISTは、来客受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し、国内シェアNo.1※を獲得しています。年間500万人の受付実績があり、システムの安定稼働は多くの現場での運用で実証済みです。
クライアントへ提案する際に「実績のある会社のシステム」として説明しやすい点も、採用のハードルを下げる要素になります。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
イベント受付システム全般の選び方についてはイベント受付システムとは？招待制イベントに特化した選び方も参考にしてみてください。
よくある質問
Q. 複数クライアントのイベントを1アカウントで管理できますか？ はい。招待レセプションはイベントごとに権限を設定できる設計で、クライアントが異なっても情報を完全に分離して管理できます。
Q. クライアントの担当者が他社のゲスト情報を見てしまうリスクはありますか？ 権限設定により、各クライアントの担当者は自社のイベント情報のみにアクセスできます。他クライアントのデータは表示されない設計です。
Q. 月額費用はかかりますか？ かかりません。招待レセプションは初期費用・月額費用不要の使い切り型です。招待枠50人分5,000円（税別）〜、クレカ不要で10人分の無料トライアルから利用できます。
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