イベント受付システム「招待レセプション」

課題：半期に一度のリアル懇親会、受付が煩雑で時間がかかる

当社では毎月、事業状況の共有や部署ごとの報告を行う「月例会」を開催しています。リモート勤務のメンバーもいるため、通常は本社とオンラインをつないだハイブリッド形式で実施していますが、年に2回ほどは全社員が本社に集まり、会議後にリアル懇親会を開催しています。

今回（2025年11月14日開催）は、渋谷の飲食店を貸し切り、約50名が参加。参加者名簿の作成や当日の受付対応など、事前準備と当日の運営に手間がかかることが課題でした。

特に、飲食店で開催するため来場人数は正確に把握する必要があり、受付での名簿チェックは必須なのですが、参加者の多くがイベント直前に来場するため、紙での名簿チェックではどうしても受付の行列が発生してしまう状況でした。

「RECEPTIONIST」でオフィスの受付を効率化してきた私たちだからこそ、イベントの受付にも同じ課題があることを強く感じていました。

実際、既存顧客の中には「社内イベントでもRECEPTIONISTを使いたい」という声もあり、 “招待制イベントに特化した受付システム”として構想したのが「招待レセプション」です。

正式リリース前に、まずは自分たちで体験し、社員のリアルな使用感や運用のしやすさを検証するために、自社懇親会での導入を決めました。

社内でGoogleフォームを使って参加者を募り、得られたリストを「招待レセプション」のCSVフォーマットに合わせてインポートするだけ。たったこれだけで、QRコード付きの招待メールが自動送信されました。

QR付きの招待メール

当日、社員はスマホでQRを提示し、受付ではそれを読み取るだけ。1人あたり2〜3秒で受付完了し、これまで紙リストで20〜30秒かかっていた作業が劇的に短縮されました。

一部のメールアプリで、QRが小さく表示されてしまい読み取りに時間がかかるケースが発生してしまったため、後日、メールに埋め込むQRを大きくするよう改修しました！

実際に受付していた時の様子

受付用のQRはウォレット機能にも対応しているため、ウォレットに事前登録した方はメールを探す手間もなくスムーズに入場。

参加状況はリアルタイムで管理画面に反映されるため、「まだ来ていない社員に連絡をする」など、その場の状況に応じた対応もスムーズにできました。

受付係が利用するスマホの画面。「未対応」タブを開くと、誰がまだ来てないのかすぐにわかります。

結果として、参加者の半数以上が開始直前に来場したにもかかわらず、行列はほぼゼロ。業務で遅れた社員以外は定刻前に入場できたのは大きな成果でした。

さらに、従来であれば、受付の担当者は全員の受付が終わるまで会に参加できませんでしたが、招待レセプションのおかげでスムーズに受付ができたため、会の最初から参加することができ、全員で乾杯することができました。

乾杯！

「招待レセプション」は、大規模イベント向けの導入コストが高いシステムとは異なり、初期費用や月額費用が不要な“使い切り型”のサービスです。

「社員総会」「懇親会」「顧客向けセミナー」など、少人数でも、受付の効率化とゲストの情報管理をきちんと両立したい企業に最適です。

今回、自社で使ってみて改めて実感したのは、受付がスムーズになるだけでなく、イベント全体の雰囲気まで良くなるということ。受付スタッフも参加者もストレスなく交流を始められ、懇親会自体がより活発で温かい時間になりました。

まずはぜひ、貴社のイベントで「招待レセプション」を体験してみてください。“受付のストレスがなくなる”その瞬間を、きっと感じていただけるはずです！