私学マネジメント協会（株式会社コアネット）が主催する「主体的学びを考えるシンポジウム」は、会員校の教員が研究成果を発表する場として、毎年3月に開催されています。今年で5回目を迎えたこのシンポジウムには約130名が参加しました。
これまで課題となっていた受付業務の効率化と、参加者の利便性向上を目指し、招待レセプションを導入した経緯と当日の運営について、私学マネジメント協会運営事務局 副室長 佐々木さまとコアネット教育総合研究所 経営企画室 副室長 原田さまにお話を伺いました。
課題：Peatixの導入で浮かび上がった本当の課題
──以前の受付体制を教えてください。
数年前までは紙の名簿でチェックしながら、名刺を受け取るスタイルでした。受付そのものは簡単でしたが、後から名簿との照合やExcelへの手入力、人数のカウントなどに手間がかかっていました。名刺枚数が名簿と合わないケースも多く、正確な参加者数の把握が難しい状態でした。
そこで昨年のイベントでは、QRコード受付ができるPeatix（ピーティックス）を導入しました。当日の受付はスムーズになった一方で、「申し込み前にPeatixの会員登録が必要」という仕様が大きな壁となりました。社内からも「年配の先生方が申し込めない」「参加者が減った」という声が上がり、参加者体験の観点から別のシステムを探す決断をしました。
──Peatixのどのような点が特に課題でしたか？
昨年の運用では、「申し込み前の会員登録」が参加者にとって大きなハードルとなり、結果として操作方法に関する問い合わせが事務局に集中してしまいました。参加者・運営双方に多大な負荷がかかる形となりました。
加えて、当日の受付画面で「どのセッションに申し込んでいるか」が把握できず、複数セミナーの受講状況を横断的に管理したいという弊社のニーズに合いませんでした。さらに、外部サービスゆえに自社システムとのデータ連携が難しく、情報の分断が起きてしまったことも、次年度のシステム選定を判断する決定打となりました。
導入の決め手：16社リストアップ、決め手は「月額不要」と「カスタマイズの自由度」
──システム選定はどのように進めましたか？
昨年11月頃から検討を開始し、約16社をリストアップした上で、そのうちの3社と詳しく話し合いました。他社のシステムは機能が豊富な分、費用が高額なものや月額費用が継続的に発生するものが多く、年に1〜3回しか使わないイベントには現実的ではないと判断しました。
──招待レセプションを選んだ決め手は何でしたか？
初期費用・月額費用がかからずスポット利用に適した料金体系と求める機能のバランスが最も優れていた点、そして自社の申し込みフォームで取得した情報を招待レセプションの備考欄へ流し込める柔軟性が決め手でした。「自社サービスに合わせてアレンジしたい」という私たちの要望にフィットしていました。加えて、このシステムがオフィス向け受付システム「RECEPTIONIST」から派生して開発されたものだと知り、ゼロから作られたものではなく実績のあるプロダクトという安心感も大きかったです。
事前準備：3週間前から2回のテストを実施
──導入準備はどのように進めましたか？
本番を見据えた実機テストを3週間前から開始しました。グループ企業よりQRリーダーを借りたものの、RECEPTIONIST社での検証実績がない外部機器だったこともあり、一部のPCで動作が不安定になる事象が判明しました。
特定の環境下における不具合と判明したので、本番前に運用フローを再設計しました。事前に念入りな検証を行っていたからこそ、当日のトラブルを未然に防ぐことができました。
──当日の受付スタッフへの操作レクチャーはいかがでしたか？
実機の運用方法が決まった後は、受付QRを読み込むだけというシンプルな操作のため、他のスタッフへのレクチャーは30分程度で完了しました。招待リストの作成やCSVインポートは元データがあったので1時間以内で終わり、準備全体の工数は2時間程度でした。
効果：受付スタッフの人数を削減し、来場者数をリアルタイムに管理可能に
──当日の受付体制と流れを教えてください。
当日は専任スタッフ2名と兼務スタッフ2〜3名の体制で、端末2台を使って対応しました。従来は受付・資料配布・IDカード配付をすべて一か所でこなしていましたが、今回は1階でのQRチェックインをし、地下で資料・ネックストラップを配布するように分けました。これにより、受付スタッフはチェックイン対応に専念できるようになり、1人あたりの負担が大幅に減りました。
──導入前と比べての変化を教えてください。
以前は、3名必要だった受付専任スタッフを2名に削減できました。イベント後の名刺データ化やExcel入力といった後処理作業もなくなり、参加者データはそのままデジタルで管理できるようになりました。来場者数をリアルタイムで把握できるようになったことで、「まだ来ていない方が何名いるか」を即座に確認でき、イベント運営を円滑にすることができました。
検討中の企業へのメッセージ
料金がリーズナブルで、シンプルかつ分かりやすく、比較的カスタマイズもできるので、自社の要望に合わせてアレンジしたい企業には非常に使いやすいシステムだと思います。
サポートの対応が迅速で、トラブルが発生しても安心して相談できました。オフィス受付システム（RECEPTIONIST）から派生したプロダクトと聞き、基盤がしっかりしているという安心感や信頼感もありました。
今後のアップデートにも期待しています！